Mam cały czas w tyle głowy ankietę o największych wyzwaniach dla zarządców nieruchomości (Linkedin). WYKONAWCY zajęli w niej dobre drugie miejsce, na równi ze zdarzeniami nagłymi oraz przepisami prawnymi. Co tam zarządców w tej sprawie uwiera? Dzisiaj poruszam jeden wątek.
Jaki to solidny wykonawca?
Kiedy słyszę, że to świetny wykonawca, tylko niesłowny, to zwyczajnie w to nie wchodzę. Wiem, czym to pachnie… Kryterium słowności jest bowiem również ważne dla zarządców nieruchomości.
Bo gdyby zlecenie napraw/usterek przebiegało wg klucza, zlecam i po jakimś prace są wykonane, to…nie byłoby tego artykułu.
"Pani zadzwoni do mnie jutro rano, żebym o tym nie zapomniał!"
Praktyka niestety lubi wyglądać nieco inaczej. Oczywiście nie zawsze, jednak dzisiaj chcę naświetlić patologię, która rozpleniła się wśród firm świadczących usługi na rzecz rynku zarządzania nieruchomościami. Przyjęcie zlecenia do realizacji jest często dopiero początkiem przepychanek i serii niefortunnych zdarzeń.
Moja koleżanka fajnie to podsumowała z dużą irytacją w głosie: “Oni oczekują ode mnie, że będę ich sekretarką! Ja mam im przypominać, do czego się zobowiązali!”. Ulubiony refren to: “Pani zadzwoni do mnie jutro rano, żebym o tym nie zapomniał!”
I tutaj jest chyba sedno tego problemu. Grzechami głównymi takich firm jest więc:
🟡brak zaplecza organizacyjnego
🟡brak narzędzi do koordynowania zleceń
🟡brak aktywnej pracy z kalendarzem
To się dodatkowo miesza z rzucaniem słów na wiatr i problem dla zarządcy gotowy.
Wciśnij ESC!
Bycie sekretarką/sekretarzem wykonawców to nie jest rola zarządców nieruchomości! Rozsądek mówi, aby od takich wykonawców uciekać i uważam, że to jest słuszny kierunek. Choć sama zdaję sobie sprawę, że czasem wydaje się, że nie ma wyboru, bo np. wykonawca ma unikalną wiedzę i umiejętności.
Spójrz jednak ile czasu to kosztuje! Otwartych spraw z wykonawcami możesz mieć przykładowo 50 sztuk – ile energii i Twojej uwagi to pochłania? Mnóstwo!
Tym bardziej że czujesz na sobie oddech właścicieli i ich oczekiwań…
Praktyka pokazuje, że warto szukać i dawać szansę nowym wykonawcom, którzy być może mają lepszą wyobraźnię organizacyjną. Można taką współpracę budować w oparciu o zasady, które Tobie pasują.
Kawa na ławę
Ponadto dobrze jest dawać informacje zwrotne firmom, z którymi współpracujemy. Może być tak, że bardzo nas uwiera styl współpracy, a nic z tym nie robimy. Tym samym oni o tym zwyczajnie nie wiedzą. Kółko się zamyka.
Jak dzisiaj pamiętam jednego wykonawcę, który miał uratować jedną nieruchomość z ekstremalnego zalania i… nie dojechał na miejsce, choć wyjechał. Powiedzieć, że były z tego problemy to nic powiedzieć. Po paru dniach zadzwoniłam do niego (odebrał!) i dałam mu informację zwrotną. Rozmawialiśmy o faktach. Usłyszałam, że od lat współpracuje z administracjami i… nigdy jeszcze takiego telefonu nie otrzymał. Dodam, że styl “znikania” miała wyćwiczony do perfekcji. W moim telefonie otrzymał opis “Zły wykonawca”.
To moje zdanie na ten temat. Subiektywne. Chętnie poznam Twoje!
Więcej o tym zagadnieniu znajdziesz w odcinku podcastu „Strefy Zarządcy”:
#5 Sztuka układania relacji z wykonawcami w codziennej pracy zarządcy nieruchomości.
Życzę więc wszystkim zarządcom wykonawców, których zwyczajnie nie trzeba „niańczyć”!
Agnieszka Gędłek
PS. Na zdjęciu: symbol zgłoszonej usterki, do której wykonawca jakoś nie potrafi dojechać.
