Dzisiaj opowiem historię mojego Klienta z branży zarządzania nieruchomościami, który postanowił coś zmienić w swojej firmie. Zaczęło się od tego, że umówiliśmy się na spotkanie. Rozmowa to bowiem najlepsza forma wsłuchania się w bolączki, jakie trapią właściciela firmy.
Jakie problemy trapiły tę firmę?
Podczas tej rozmowy usłyszałam, że właśnie odeszło parę pracowników wraz z wiedzą o istotnych sprawach. Zakończył się sezon zebrań, który był wybitnie trudny. Firma odnotowała kilka wpadek, w wynik których parę wspólnot odeszło.
Właściciel marzy o większej kontroli nad firmą oraz aby uczynić ją bardziej odporną na zmiany kadrowe. Zależy mu bardzo na jakości, jednak ma poczucie, że przy tej ilości spraw, jest to niemożliwe. Chciałby, aby kolejny sezon zebrań przeżyć spokojniej. Dodatkowo ma konkretne plany rozwojowe i przejęcie nowych nieruchomości. Mimo swoich szczerych chęci widzi jednak, że organizacyjnie nie są na to gotowi. Albo inaczej to byłoby istne szaleństwo.
Z nieukrywaną radością doniosłam, że każdy z tych problemów można rozwiązać, a przy okazji dodatkowo odzyskać 40% czasu. Po początkowym niedowierzaniu, zobaczyłam na twarzy Właściciela uśmiech przemieszany z nadzieją. Opowiedziałam, jak wygląda proces takiej współpracy.
Wygląda ciekawie, ale...
Pojawiły się też pytania, które kluczyły wokół takich tematów:
- Sprawa poufności danych. W tym miejscu wyjaśniłam, że podpisujemy stosowaną umowę, która eliminuje to ryzyko.
- Opór pracowników przed zmianą. Opowiedziałam, jak wygląda szkolenie i że to nie jest wykład, a warsztaty podczas, którego jest bardzo praktycznie. Dodatkowo szkolenie jest tak przygotowane, aby rozbić najczęściej spotykane obiekcje.
- Tematów kosztów. Tutaj wyjaśniłam, że złożę ofertę w paru wariantach, potrzebuję do tego jednak trochę informacji, aby dopasować ją do oczekiwań i sytuacji klienta.
Już ta pierwsza rozmowa pokazała, że zwyczajnie się rozumiemy. Najczęstszym zdaniem, które słyszałam było: “Zresztą Pani Agnieszko, sama to Pani wie najlepiej”. I to prawda, bo nie trzeba było mi dużo opowiadać. Rzeczywiście ten świat zarządzania nieruchomościami z perspektywy właściciela firmy znam doskonale. Dla osób postronnych ta rozmowa mogłaby być nawet niezrozumiała i dziwna. Wielu wątków nie trzeba było kończyć, bo te dodatkowe słowa nie były potrzebne. Rozstaliśmy się po 45 minutach, jednak wiedziałam już doskonale, że to nie nasze ostatnie spotkanie.
Formalności
Po otrzymaniu szczegółowych danych i paru rozmowach, firma otrzymała ode mnie ofertę. Dalej sprawy potoczyły się już błyskawicznie. Podpisane zostały stosowne dokumenty i zarezerwowany termin.
Wówczas ja mogłam przystąpić do swojej pracy i przygotować nowe narzędzie do organizacji pracy tak, aby było dostosowane do potrzeb tej firmy. To też czas intensywnych kontaktów. Kiedy wszystko było gotowe, przyszedł czas na kolejny krok: szkolenie i wdrożenie.
Właściciel został poinformowany o tym, że potrzebna jest w tym czasie 100% koncentracja każdego uczestnika, dlatego postanowił zamknąć firmę na 2 dni (wybrany wariant był 2-dniowy). Powiadomił o tym fakcie swoich klientów z wyprzedzeniem. Od siebie dodam, że to sytuacja idealna (choć nie zawsze stosowana). Wtedy zwyczajnie można najbardziej skorzystać z tego czasu.
Szkolenie i wdrożenie
Nudny wykład to jest to, co w branży zarządzania nieruchomościami kojarzy się ze szkoleniem. To mnie zawsze denerwowało, dlatego lubię tutaj bardzo namieszać. Tak i tym razem po 10 minutach mam przed sobą grono aktywnych, słuchających i wyraźnie zainteresowanych uczestników szkolenia. W tak twórczej atmosferze okazuje się, że nawet najbardziej oporne na innowacje osoby, stają się zaciekawione, a często też połykają bakcyla szybciej niż inni. To jest ten moment, który uwielbiam i niezmiennie cieszę się, że mój talent do burzenia barier, sprawdza się w tym miejscu idealnie.
W drugim dniu działamy już wspólnie w biurze. To szalenie istotne, aby nowy system zagrał w warunkach naturalnych, więc go oswajamy. W tym wypadku jeszcze bez telefonów od klientów, choć już po odebraniu wiadomości emailowych. Każda osoba dostaje też mój czas, jeśli tego potrzebuje. W tym dniu widzę szczęście na twarzy właściciela firmy oraz ekscytację u pracowników. Kiedy wychodzę po 17:00, jestem spokojna o tę firmę, wiem że dzięki nowemu systemowi dostaną nowe moce i marzenia właściciela się spełnią. Przy okazji komfort pracowników niebywale wzrośnie.
Efekty
Nie myliłam się. Po upływie paru tygodni:
“Zmieniła Pani moje życie!” – słyszę od jednego pracownika.
“Wow! Teraz to ja mogę zarządzać tą firmą! W końcu mam kontrolę i widzę, co się dzieje.” – wyznaje mi właściciel firmy
Po 2 miesiącach dostaję telefon:
“Pani Agnieszko, pracownik mi właśnie odchodzi i…. jestem spokojny! Nie stresuję, bo całą wiedzę o sprawach nieruchomości mam w systemie! Pomyślałem, że powinna to Pani wiedzieć. Jeszcze raz bardzo dziękuję!”
Po 3 miesiącach słyszę:
“Ta rekrutacja na zwolnione stanowisko idzie topornie. Pracownicy jednak uznali, że w sumie nie potrzebujemy nowej osoby, bo spokojnie mogą przejąć te obowiązki. Od wdrożenia systemu mają więcej czasu.”
To zdjęcie, które wybrałam do tego wpisu, zrobiłam na wyspie Rab w Chorwacji. Czasem zupełnie nieświadomie tkwimy ze swoimi biznesami w modelach organizacyjnych, które nie są dostosowane do współczesności (lewa część tego budynku). Tymczasem można inaczej (prawa część), trzeba tylko po to sięgnąć!
Ptaszki ćwierkają też, że długość urlopów Właściciela firmy znacząco się wydłużyła. Tak trzeba żyć! Cieszę się, że mam w tym swój udział i realnie podnoszę komfort pracy zarządców nieruchomościami i całych firm.
