Dzisiaj postaram się odpowiedzieć na pytanie, które wiem, że kołacze w nie jednej głowie. O co chodzi z tymi usprawnieniami w firmie zarządzającej nieruchomościami?
Zanim na nie odpowiem, to zadam Ci pytanie: czy pamiętasz taką sytuację, kiedy w pierwszym dniu urlopu robisz rozeznanie w nowym miejscu? Szukasz fajnej plaży, sklepu czy dobrej restauracji. Jakoś tak jest, że jak już znajdziemy, to okazuje się, że lubimy trzymać się pierwotnie obranej trasy w to miejsce, czy niego samego. Nasz mózg nie lubi komplikacji. Jest w trybie mam idealną plażę, nie komplikujmy już tego. Często jednak są przyjemniejsze drogi dojścia, a o fajniejszej miejscówce nie wspomnę.
Utarty schemat
Nie inaczej jest w zarządzaniu nieruchomościami tylko na masową skalę. Trzymamy się kurczowo utartych schematów. Sprawy nie ułatwia to, że prowadząc firmę zarządzającą nieruchomościami lub w niej pracując, mamy atrakcji po kokardki. Owszem zdarzą się momenty spokoju, jednak umówmy się raczej rzadko i trudno je zaplanować. Często jeden telefon, email lub zdarzenie w nieruchomości i pryskają nasze plany. Jak jest spokój, to go konsumujemy na bieżąco, trochę jako rekompensatę za czas nadmiernej aktywności. Finał jest taki, że nie mamy czasu ani głowy do tego, aby się zastanowić systemowo, jak usprawnić swoją codzienną pracę. Poza tym każdy eksperyment to ryzyko, a komplikacji, to już nam wystarczy…
Eksperymenty
Znam to doskonale z autopsji! Kiedy prowadziłam firmę zarządzającą nieruchomościami nie dawało mi to spokoju. Postanowiłam wtedy poświęcić mój czas prywatny na poszukiwania (z urlopami włącznie!). Bardzo się w to zaangażowałam. Przeprowadziłam wiele rozmów z przedstawicielami różnych branż, odwiedzałam ich biura, przeszłam niezliczoną ilość szkoleń, przeczytałam mnóstwo książek, poszłam na studia podyplomowe i .. testowałam, testowałam i jeszcze raz testowałam. Chylę czoła wszystkim, którzy brali udział w tym eksperymencie, bo różnie bywało. Dyplomatycznie to przemilczę. Ta historia choć trwała parę lat ma jednak „happy end” – znalazłam! Wiem, jak dokładnie usprawnić pracę w firmie zarządzającej nieruchomościami. Co więcej widzę, że to świetnie się sprawdza u moich klientów.
Liczby mówią same za siebie!
Usprawnienia to nowe spojrzenie na to, jak można organizować sobie pracę zarządzając nieruchomościami. Według moich badań w social mediach oraz własnych obserwacji, średnio jedna osoba zarządzająca nieruchomościami ma pod nadzorem ok 150 tematów. To brzmi bardzo poważnie! Dla kontrastu chcę powiedzieć, że inne branże dość słabo wypadają w tym rankingu. Zresztą nie chcę mówić za nich, zachęcam, aby przepytać osobiście i …doznać silnego szoku.
Zjadacze czasu - znasz je?
Gdzie marnuje się najwięcej czasu w firmach zarządzających nieruchomościami? Są takie dwa obszary:
- poszukiwania (Wielowątkowość spraw i tematów wymaga ciągłego odświeżania, gdzie jesteśmy ze sprawą. Nieustanne przełączanie się pomiędzy tematami, tutaj też dzięki wzmożonej aktywności klientów. Dużej ilości klientów.)
- opowieści (Pracując w zespole musimy sobie przekazywać informacje, tracąc bardzo dużą ilość czasu. To może i bywa miłe, jednak na pewno nieproduktywne).
To jest coś do czego tak w ogóle bardzo trudno się jest przyznać samemu przed sobą. Zachęcam do uczciwej obserwacji swojej pracy podczas jednego dnia. Ile rzeczywiście w mojej pracy jest czasu, kiedy załatwiam sprawy, a ile szukam. sprawdzam i muszę opowiadać? Można się bardzo zadziwić!
Wiesz już, co zrobisz z wolnym czasem?
W usprawnieniach chodzi więc o odzyskiwanie utraconego czasu. Jest o co powalczyć! W swojej firmie odzyskałam go aż o 40%, czyli 2 dni tygodniowo na jedną osobę. Ten wolny czas można różnie wykorzystać. Osobiście poszłam w kierunku pracy w mniejszym wymiarze godzin, bo takie miałam priorytety. Obserwuję, że moi klienci przeznaczają nadwyżki czasu na przejmowanie nowych nieruchomości i skalowanie biznesu. Kto co lubi i czego potrzebuje!
Kluczem jest więc otwarcie się na tą nową rzeczywistość, która jest w zasięgu każdej firmy. Ta czterolistna koniczyna ze zdjęcia nie spadła mi z nieba. Zrobiłam akcję: „Poszukajmy czterolistnych!” Moja zachęta na początku nie wpadała na podatny grunt, słyszałam, że to strata czasu, że i tak nie znajdziemy, bo nikt jeszcze nigdy nie znalazł. Po paru minutach okazało się jednak, że każdy uczestnik wyprawy rowerowej odnalazł swoją koniczynkę o jakiej marzył. Wystarczyło zacząć szukać… Zachęcam więc do podróży w kierunku sięgania po usprawnienia w firmach zarządzających nieruchomościami, bo nie tylko jest to możliwe, a dodatkowo rzeczywiście dają szczęście, które trwa!
Tym wpisem otwieram serię, w której będę odpowiadać na Wasze pytania i wątpliwości w tym temacie. Więc, jeśli je masz, to koniecznie mi o tym napisz!
